日本島嶼学会申出対応要領
１．（目的）この要領は、日本島嶼学会（以下「本学会」という。）が実施する事業の参加者等からの申出に対して適切な対応を行うことにより、本学会事業の利用者等の権利を擁護し、本学会事業の改善を図るとともに、本学会に対する社会的な信頼を向上させることを目的とする。
２．（対象）この要領により本学会が対応を行う申出は、本学会事業のうち、各年度の事業計画に基づき実施する事業に関する申出とする。ただし、当該申出に関する事実のあった日から１年以上を経過している申出は、対象としないことができるものとする。
３．（申出対応責任者）
（１）本要領による申出対応の責任主体を明確にするため、本学会に申出対応責任者を置く。
（２）申出対応責任者は、事務局長とする。
４．（申出受付担当者）
（１）申出対応の受付は、申出受付担者が担当する。
（２）申出受付担当者以外の者が、申出を了知したときは、遅滞なく申出受付担当者にその内容を連絡する。
５．（申出の受付）
（１）申出は、文書によるほか、口頭による申出によっても行うことができる。
（２）申出受付担当者は、利用者からの申出受付に際して、申出人にその内容及び意向等を認し、次の事項を記録する。
①　申出の内容
②　申出人の要望
③　理事会への報告の要否
６．（申出の報告等）
（１）申出受付担当者は、受付した申出を申出対応責任者に報告する。
（２）投書等匿名による申出があった場合にも、同様の対応を行う。
（３）申出対応責任者は、申出内容の理事会への報告を行い、申出の報告を受けた理事会は、申出内容を確認し、申出人に対して報告を受けた旨を通知する。
（４）前項については、申出人が理事会への報告を希望しない場合は行わない。ただし、申出対応責任者は、申出内容に応じて会長、副会長、理事のいずれかに、申出の報告をすることができる。申出の報告を受けた会長、副会長、理事のいずれかは、申出内容を確認し、申出人に対して報告を受けた旨を通知する。
７．（申出解決に向けての話し合い等）
（１）申出対応責任者は、申出内容の原因究明を行い、その解決のために、申出人との話合いの実施または解決策の提示をすることができる。
（２）理事会は、申出内容を確認の上、必要に応じて解決策の調整と助言を行う。
８．（申出対応結果報告）
（１）申出対応責任者は、申出受付から解決、改善までの経緯と結果について、申出人に対して報告する。
（２）申出対応責任者は、本学会事業の信頼性の向上を図るため、本要領に基づく申出対応の状況について、申出対応結果及び申出原因の改善状況を理事会に報告する。
９．（守秘義務）申出対応責任者、申出受付担当者及び申出の報告を受けた申出対応責任者は、申出人の了解なしに申出等の内容を他に漏らしてはならない。申出対応責任者及び申出受付担当者を辞任した後も同様とする。
１０．（改廃）本要領の改廃は、理事会の決議により行う。
附 則
１ この定款は、2025(令和７)年８月３０日から施行する。